Este manual mostra, na sequência exata, como tornar um condomínio operante do zero: da criação do condomínio até a primeira cobrança emitida e o primeiro pagamento recebido. Cada passo depende do anterior — por isso a ordem importa. Ao final, sua equipe será capaz de rodar o ciclo mensal inteiro sem ajuda.
O sistema segue uma regra de ouro: toda conta é feita pelo servidor. Rateio, multa, juros, saldo e balancete são calculados pela plataforma e mostrados com a memória de cálculo — a tela nunca "inventa" números. Ao operador cabe cadastrar corretamente e confirmar as ações.
O sistema é acessado pelo navegador em https://inteltec.com.br/condom. Na tela de entrada, informe o e-mail e a senha do seu usuário e clique em Entrar. A senha tem no mínimo 8 caracteres.
Cada pessoa entra com o seu login e é levada automaticamente ao portal do seu papel. Existem três portais, com o mesmo login:
| Papel | Portal | O que faz | Alcance |
|---|---|---|---|
| Administrador | Administradora | Opera tudo: cadastros, financeiro, comunicados, configurações e acessos | Toda a administradora |
| Operador | Administradora | Como o administrador, porém sem gestão de acessos, auditoria e dados sensíveis | Um ou mais condomínios |
| Síndico | Síndico | Acompanha o financeiro, publica comunicados e consulta relatórios do seu condomínio | Um condomínio |
| Conselheiro | Síndico | Consulta o condomínio (visão de acompanhamento) | Um condomínio |
| Morador | Morador | Vê as próprias cobranças, comunicados e dados; exporta os próprios dados | Sua unidade |
Este manual trata do Portal da Administradora. Os portais do Síndico e do Morador são resumidos na seção 6.
No topo do Portal da Administradora há um Seletor de Condomínio. Quase tudo no sistema acontece dentro de um condomínio — competências, cobranças, estrutura, taxas. Antes de operar, escolha o condomínio no seletor. Ele fica memorizado entre as telas. Um operador restrito enxerga apenas os condomínios sob sua responsabilidade.
| Termo | O que significa na prática |
|---|---|
| Competência | O mês de referência do condomínio (ex.: 2026-07). Toda cobrança e despesa pertence a uma competência. Ela nasce aberta, recebe lançamentos e no fim é fechada. |
| Fração ideal | O peso de cada unidade no rateio (ex.: 0.05000000 = 5%). A soma das frações do condomínio deve fechar em 100%. |
| Centro de cobrança | A "conta" que recebe a cobrança dentro da unidade. Toda unidade nasce com um centro principal automático. (Garagens/depósitos com cobrança própria seriam centros adicionais.) |
| Responsável financeiro | A pessoa que responde pela cobrança da unidade. Sem ele, a unidade não entra na geração de cobranças. |
| Cobrança e saldo | A cobrança é o valor devido por um centro numa competência. O saldo é sempre calculado (valor − pagamentos) — nunca digitado. |
| Memória de cálculo | O "recibo" que abre ao lado de todo valor calculado (rateio, multa, juros), mostrando como o número foi obtido. É a prova de auditoria. |
| Centavos | Todos os valores são exibidos em reais (R$ 1.234,56) mas tratados internamente em centavos inteiros — sem erros de arredondamento. |
| Idempotência | Repetir uma ação segura (gerar cobranças, registrar o mesmo pagamento) não duplica nada. Pode reexecutar sem medo. |
Estes são os 14 passos, na ordem de dependência. Cada seta significa "precisa do anterior". Guarde esta lista como checklist de implantação de cada condomínio novo:
Menu: Administração › Configurações › Novo condomínio
Informe:
Ao salvar, o condomínio já aparece no Seletor de Condomínio no topo. Selecione-o antes de seguir.
Menu: Administração › Configurações › Parâmetros financeiros (com o condomínio selecionado)
Estes valores valem para este condomínio e são usados nos cálculos das cobranças:
| Parâmetro | Para que serve | Padrão |
|---|---|---|
| Multa (%) | Multa aplicada uma única vez sobre o saldo em atraso, no momento do pagamento | 2% |
| Juros mensal (%) | Juros por atraso, calculados proporcionalmente aos dias, no pagamento | 1% |
| Desconto pontualidade (%) | Desconto para pagamento em dia, se a política do condomínio usar | 0% |
| Dia de vencimento padrão | Dia do mês em que as cobranças vencem | 10 |
| Vencimento em dia não útil | mantém a data, antecipa ou posterga para o dia útil | mantém |
| Exigir comprovante ao pagar despesa | Obriga anexar comprovante antes de marcar uma despesa como paga | Ligado |
Menu: Cadastros › Estrutura
Clicando numa unidade, abre um painel onde você pode editar (identificação, tipo, fração), excluir a unidade, registrar ocupações (passo 6) e transferir centros de cobrança.
Menu: Financeiro › Despesas › Plano de contas › Gerenciar
O plano de contas organiza as despesas (e receitas) por código hierárquico. Para lançar uma despesa (passo 12) você precisa de pelo menos uma conta de despesa.
Menu: Cadastros › Pessoas
Cadastre todas as pessoas envolvidas: proprietários, inquilinos, o síndico, conselheiros e os moradores que terão acesso ao portal. Informe nome e, quando houver, e-mail e telefone. Pessoas são um cadastro da administradora inteira — independem do condomínio selecionado.
No painel de cada pessoa você pode editar os dados, exportar os dados dela (LGPD), gerir o acesso (passo 7) e, se necessário, anonimizar.
Menu: Cadastros › Estrutura › (clique na unidade) › Registrar ocupação
A ocupação liga uma pessoa a uma unidade. No painel da unidade, escolha a pessoa, o tipo (proprietário, inquilino, dependente, responsável) e a data de início.
Menu: Cadastros › Pessoas › (clique na pessoa) › Acessos e papéis
Para que uma pessoa entre no sistema, ela precisa de um login e de pelo menos um papel:
Ainda nesta seção você pode, a qualquer momento:
Menu: Financeiro › Taxas e rateio
Este é o passo que destrava a geração de cobranças. São duas partes, nesta ordem:
Dê um nome à regra e defina o início da vigência.
Crie a taxa apontando para uma regra de rateio viva do condomínio:
Menu: Financeiro › Competências › Criar competência
Informe a referência no formato AAAA-MM (ex.: 2026-07) e clique em Criar competência. As competências seguem sequência mensal contínua: crie o mês seguinte ao último existente. Só pode haver uma competência aberta por vez em cada condomínio.
Menu: Financeiro › Competências › (linha da competência aberta) › Gerar cobranças
Reexecutar é seguro: cobranças já geradas não são duplicadas. Você pode gerar quantas vezes precisar — só entram as que faltam.
Competências › (competência aberta) › Cobrança avulsa
Para cobrar algo pontual (uma taxa não recorrente) de unidades específicas, use Cobrança avulsa: escolha a taxa não recorrente e marque os centros de cobrança que devem recebê-la.
Menu: Financeiro › Pagamentos
No pagamento em tela, use Estornar pagamento para reverter (por erro de valor, por exemplo). O estorno é um lançamento compensatório que reabre o saldo das cobranças — é irreversível e um estorno não pode ser estornado.
Menu: Financeiro › Despesas
Menu: Comunicação › Comunicados
Menu: Financeiro › Competências › (linha da competência) › Fechar
Fechar a competência congela o balancete do mês (um retrato imutável) e bloqueia novas emissões e lançamentos de despesa naquele mês. Por segurança, o sistema pede que você digite a referência (ex.: 2026-07) para confirmar.
Com o condomínio montado (passos 1 a 8), o mês a mês se resume a:
Acompanhamento › Relatórios você consulta o balancete (o que entrou, o
que saiu e a inadimplência) e outros relatórios. Em Acompanhamento › Auditoria você vê o
histórico de quem fez o quê, com a memória de cálculo das operações financeiras.
O síndico (e o conselheiro) entra com o próprio login e vê o seu condomínio: um resumo financeiro na entrada (quanto entrou, quanto saiu, quem deve), as cobranças e despesas em consulta, os relatórios, a auditoria e a publicação de comunicados. Ele não registra pagamentos nem gera cobranças — isso é da administradora.
O morador acessa pelo celular e vê apenas o que é dele: suas cobranças (com a memória de cálculo em linguagem simples), seus comunicados, os dados da sua unidade e o seu perfil — de onde pode exportar os próprios dados (LGPD). Abrir um comunicado o marca como lido.
Estas ações pedem uma confirmação explícita porque não têm volta. Faça-as com atenção:
| Ação | Consequência | Confirmação |
|---|---|---|
| Fechar competência | Congela o balancete e bloqueia o mês | Digitar a referência do mês |
| Publicar comunicado | Envia definitivamente; correção = novo comunicado | Confirmação |
| Estornar pagamento | Reabre o saldo das cobranças; não se estorna um estorno | Confirmação |
| Cancelar cobrança | Encerra a cobrança; exige justificativa (auditada) | Justificativa |
| Excluir unidade | Remove a unidade e seus centros (só sem ocupação vigente) | Confirmação |
| Anonimizar pessoa | Apaga os dados pessoais de forma irreversível (LGPD) | Digitar o nome |
Ações comuns e reversíveis (editar cadastros, registrar ocupação, alocar pagamento) não pedem confirmação.
| Termo | Definição |
|---|---|
| Competência | Mês de referência do condomínio ao qual pertencem cobranças e despesas. |
| Fração ideal | Peso da unidade no rateio; a soma no condomínio deve ser 100%. |
| Rateio | Divisão de um valor entre as unidades (por fração ideal ou valor fixo). |
| Taxa | O que é cobrado (ordinária, extraordinária, fundo de reserva, fundo de obras). |
| Centro de cobrança | A "conta" da unidade que recebe a cobrança; toda unidade tem o principal. |
| Responsável financeiro | Pessoa que responde pela cobrança da unidade. |
| Cobrança avulsa | Emissão pontual de uma taxa não recorrente para centros escolhidos. |
| Saldo | Valor ainda devido de uma cobrança (valor − pagamentos); sempre calculado. |
| Alocação | Aplicação de um pagamento sobre uma ou mais cobranças. |
| Estorno | Lançamento que reverte um pagamento; reabre o saldo das cobranças. |
| Balancete | Retrato financeiro do mês: receitas emitidas/recebidas, inadimplência e despesas. |
| Memória de cálculo | Detalhamento de como um valor calculado foi obtido. |
| Idempotência | Repetir a ação não duplica o resultado. |
Nesta versão (MVP v1.0) o sistema cobre o ciclo completo de gestão condominial pela tela:
Fica para versões futuras (fase 1.1+): reservas de áreas comuns, medidores/leituras de consumo, assembleias, gestão de fornecedores/contratos, integração bancária (boleto/retorno) e notificações por WhatsApp/push. Quando um desses recursos for necessário, fale com a Inteltec.
Sistema de Gestão de Condomínios — MVP v1.0 · Manual de implantação e operação do Portal da Administradora.
Documento complementar: Manual da Administradora (referência por módulo), que descreve cada tela em detalhe. Para dúvidas e novos recursos, contate a Inteltec.